开会,是每位职场人士的“家常便饭”,怎样的会议才算高效呢?
5月31日,嘉中咨询展开了一场“职场高效会议秘诀” 专题培训,由嘉中咨询总经理、金牌讲师陆平先生带来分享。陆总是集销售、管理、技术三位一体的大咖,曾任500强企业培训讲师,他的分享妙趣横生,寓“培”于乐。
如何能在会议中高效率且有效果地解决问题,是此次培训课程的重点。培训开始,陆总便从 “Time Management”和“Meeting Communication”两大课程展开,会议是职场不同职场人个体间或部门群体间沟通的主要方式,主题一定要明确,如讨论什么话题、制定怎样的执行计划等。同时,他表示开好一场会议并达到预期的会议效果,有很多诀窍需要注意,产生低效会议原因通常有如下几点:
1. 会议前缺乏准备:如没有提前通知,没有提前准备好会议议题、议程、会议材料、参与人、主持人、记录人等;
2. 会议中缺乏控制:如时间控制或议而不决等;
3. 会议后缺乏跟踪:如未形成决策或责任人。
相对的,陆总也提到了如何提高会议效能:
1. 议题明确:不要超过3个议题;
2. 议程清晰:明确的议程和时间分配;
3. 精选参与人:“相关性”和“少而精”原则;
4. 指定主持人;
5. 做好会议记录;
6. 合适的时间;
7. 合适的地点。
在以上七点中,陆总主要就“做好会议记录”展开讨论体现其重要性,结合实例加深大家的理解,并给出了会议质量管理表格作为参考。
此外,陆总还向大家介绍了“六顶思考帽”理论,六顶帽子代表六个维度,思考者在同一时间内只能做一件事情,要学会将逻辑与情感、创造与信息等区分开来,戴上任意一顶帽子都代表着一种特定类型的思考方式。该理论旨在以平行思考的方式,让我们的大脑有条理地指导自己的思维,打破框架多角度多方向看待问题,应用到职场会议中也是同理,切忌“求多求全”。陆总通过介绍“三星”的企业文化,让大家理解、学习如何与上级或平级沟通,在会议中明确表达自己的想法,打破层级沟通壁垒。
频繁的会议与管理层的随意“拖堂”,常常是员工的梦魇,员工花太多时间在无效率的会议上,会造成工作效率的低下,这也是对公司成本的浪费。本次,大家通过“职场高效会议秘诀” 专题培训加深了对职场会议的认知,纷纷表示将会理论结合实践,运用到未来的日常工作中。